Chi può segnalare e perchè?

Riganti S.p.A. si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce/ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, nello specifico:

• I dipendenti;
• I lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’ 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di Riganti S.p.A.;
• I lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di Riganti S.p.A.;
• I liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso Riganti S.p.A.;
• I volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Riganti S.p.A.;
• Gli azionisti (persone fisiche) e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di Riganti S.p.A., anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Di operare in conseguenza nel rispetto di

• Diritti Umani;
• Modello di organizzazione, gestione e controllo D. Lgs. 231/2001;
• Codice Etico;
• Provvedimenti delle Autorità di regolamentazione;
• Leggi e regolamenti nazionali e comunitari e vigenti nei mercati di riferimento;
• Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019.

A tal fine, Riganti S.p.A. ha implementato regole specifiche, strutturato un processo di whistleblowing e incaricato l’Organismo di Vigilanza (di seguito ODV) quale organo di gestione del canale di segnalazione interno. Riganti S.p.A. vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione (fatti salvi eventuali obblighi di legge) e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegati.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora nel suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

• Quando il rapporto giuridico tra Riganti S.p.A. o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
• Quando il rapporto giuridico tra Riganti S.p.A. ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• Durante il periodo di prova per i dipendenti;
• Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa segnalare?

Riganti S.p.A. incoraggia i soggetti di cui ai punti precedenti a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa o probabilmente/potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a Riganti S.p.A.

Cosa non segnalare?

Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, Riganti S.p.A. si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

Come segnalare?

Per effettuare la segnalazione interna è preferibile utilizzare la piattaforma WB-ORG resa accessibile tramite il link https://riganti.whistleblowing.it/ . Tale soluzione è stata scelta da Riganti S.p.A. in quanto è di facile utilizzo, garantisce la riservatezza e l’anonimato del segnalante nel caso decidesse tale opzione e permette un accesso ampio e senza discriminazioni a quanti desiderano effettuare una segnalazione.

I dati non sono conservati presso i sistemi informativi di Riganti S.p.A., ma presso i datacenter messi a disposizione dal fornitore della piattaforma.

L’utilizzo della piattaforma non è l’unico modo per inviare le segnalazioni interne di whistleblowing. Le stesse possono essere inviate anche:

• Per posta ordinaria all’indirizzo: Riganti S.p.A., Via Dandolo 5 21100 Varese (VA) (c.a. Organismo di Vigilanza o nominalmente uno specifico membro del medesimo organismo). Nel caso in cui la segnalazione riguardasse un membro dell’Organismo di Vigilanza, deve essere indirizzata al Rappresentante Legale

Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.

L’Organismo di Vigilanza è sempre a disposizione dei segnalanti per raccogliere e registrare ogni segnalazione. Nel caso di incontro diretto, sempre con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro prima di sottoscriverlo.

Ove i fatti segnalati dovessero riguardare uno o più componenti dell’Organismo di Vigilanza in via diretta o indiretta, oppure attività facenti capo alle responsabilità organizzative loro assegnate, il segnalante deve specificare nella segnalazione i destinatari della stessa in modo da evitare che, sia pure in modo involontario soggetti normalmente destinatari delle segnalazioni, possano accedervi; si raccomanda a tal fine di utilizzare la soluzione tramite posta ordinaria specificandone individualmente il destinatario e richiedendogli eventualmente un incontro diretto, in quanto alla piattaforma WB-ORG accedono indistintamente tutti i membri dell’Organismo di Vigilanza. Gli altri componenti, non indicati nominalmente dal segnalante, saranno esclusi dalla gestione della segnalazione.

Oltre a quanto sopra indicato riguardo al canale interno, si comunica che è accessibile ai segnalanti anche un canale esterno messo a disposizione dall’ANAC (tramite link https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/) utilizzabile qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

1. Il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
2. L’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
3. Esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
4. Esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Come ulteriormente proteggere il segnalante che utilizza la piattaforma?

Prima di accedere alla piattaforma, per poter garantire la riservatezza nella consultazione dell’applicativo e quindi nella segnalazione di illeciti, è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle previste dalla piattaforma. In particolare si suggerisce al segnalante ogni volta che accede alla stessa di farlo:

• Tramite un accesso da un collegamento non aziendale (ad esempio dalla propria abitazione);
• Utilizzando il browser in navigazione anonima e provvedere successivamente all’eliminazione della cronologia di navigazione del browser. Il segnalante in tal modo può aumentare al massimo la riservatezza.

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?

È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

È possibile effettuare segnalazioni anonime?

Riganti S.p.A. incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni in forma non anonima al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organismo di Vigilanza potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intendesse utilizzare la modalità anonima (comunque ammessa), che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Come accedere alla piattaforma?

La piattaforma è accessibile via web al seguente link

https://riganti.whistleblowing.it/

Cosa fa il Riganti S.p.A. dopo aver ricevuto la segnalazione?

Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

• Ricezione della segnalazione;
• Valutazione preliminare a cura dell’Organismo di Vigilanza;
• Indagine;
• Chiusura della segnalazione.

L’Organismo di Vigilanza verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando sia obbligatorio, legittimo o indispensabile ai sensi della normativa applicabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi casi, il segnalante sarà informato da Riganti S.p.A. in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, vengono proposte le misure di prevenzione o mitigazione o penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organismo di Vigilanza non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

• Qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti Riganti S.p.A. – risultino “non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;
• Qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);
• Qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• Qualora l’Organismo di Vigilanza manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

Nei casi sopraindicati l’ODV archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcune circostanze potrebbe essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023: nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale).

Informativa per il trattamento dei dati personali

L’informativa per il trattamento dei dati personali specifica per il processo di gestione delle segnalazioni (whistleblowing) è accessibile al seguente link

Informativa Privacy Whistleblowing

Data di emissione 13/11/23

Data di aggiornamento 13/11/23